Wystawianie faktur kojarzy się z prowadzeniem firmy, ale co zrobić, jeśli nie masz zarejestrowanej działalności, a chcesz legalnie rozliczyć swoje usługi lub sprzedaż? To pytanie często zadają freelancerzy, osoby dorabiające na zleceniach czy ci, którzy dopiero myślą o biznesie. W tym artykule wyjaśniamy, czy faktura bez firmy jest możliwa i jak wystawić fakturę bez działalności.
Czy faktura bez firmy jest możliwa?
Zacznijmy od konkretów: faktura bez działalności w formie faktury VAT nie jest możliwa, jeśli nie masz zarejestrowanej firmy. Faktura VAT to dokument zarezerwowany dla podatników VAT, a zgodnie z ustawą o VAT (Art. 15 ust. 1) podatnikiem jest ktoś, kto prowadzi działalność gospodarczą. W polskim prawie działalność gospodarcza to każda zorganizowana, zarobkowa praca – np. tworzenie stron internetowych, tłumaczenia czy sprzedaż rękodzieła.
Sprawdź nasze pomysły na biznes bez pieniędzy
Bez rejestracji w CEIDG (Centralnym Rejestrze Informacji o Działalności Gospodarczej) nie możesz być podatnikiem VAT, więc wystawianie faktur VAT bez firmy odpada.
Ale spokojnie – to nie oznacza, że nie masz żadnych opcji! Osoby fizyczne mogą wystawiać rachunki, a jeśli chcesz faktury bez firmy, możesz skorzystać z pośredników – o czym za chwilkę.
Wybraliśmy najlepsze programy księgowe dla małych firm – sprawdź ranking
Jak wystawić fakturę bez firmy?
Jeśli nie prowadzisz jednoosobowej działalności gospodarczej, fundacji, stowarzyszenia czy spółki, możesz wystawić rachunek osobiście lub fakturę, ale wyłącznie przez pośredników. Poniżej najprostsze sposoby na rozliczenie Twoich usług bez firmy:
Opcja 1: Rachunki zamiast faktury bez działalności
Nie masz firmy? Możesz wystawiać rachunki. To prosty dokument, który potwierdza transakcję – sprzedaż towaru czy wykonanie usługi – ale nie zawiera VAT, bo jako osoba fizyczna nie jesteś podatnikiem VAT. Kiedyś rachunki były standardem przy umowach zlecenie czy o dzieło, dziś nie są obowiązkowe, ale możesz je wydać, jeśli klient o to poprosi.
Co wpisać na rachunku?
- Twoje imię, nazwisko i adres,
- Dane klienta (imię, nazwisko, adres),
- Data wystawienia i data transakcji,
- Numer rachunku,
- Opis, co sprzedajesz lub robisz,
- Kwota (w cyfrach i słownie).
Kiedy wystawić rachunek? Masz na to 7 dni od wykonania usługi lub dostarczenia towaru, jeśli klient zgłosi taką prośbę w ciągu 3 miesięcy od transakcji (Art. 87 par. 1 Ordynacji podatkowej).
Plusy rachunku:
- Nie potrzebujesz firmy
- Szybko i bez formalności
- Wystarczająca dla osób prywatnych
Minusy:
- Brak VAT, więc firmy nie odliczą podatku
- Mniejsza „powaga” w oczach biznesowych klientów
Rachunek to dobra opcja, jeśli działasz okazjonalnie i nie zależy ci na fakturze bez firmy z VAT-em. Ale jeśli klienci oczekują pełnej faktury, sprawdź kolejną możliwość.
Opcja 2: Faktury bez firmy przez pośredników
Nie chcesz zakładać działalności, a potrzebujesz faktury bez firmy? Skorzystaj z platform takich jak Useme, Fakturownia w trybie dla freelancerów czy podobnych usług. Jak to działa?
- Wykonujesz usługę dla klienta,
- Platforma wystawia fakturę w twoim imieniu (używając swojego NIP-u),
- Ty dostajesz wynagrodzenie po odjęciu prowizji (zwykle 5-10%).
Jak to wygląda w praktyce?
- Zakładasz konto na platformie (np. Useme),
- Wprowadzasz dane zlecenia – co robisz, dla kogo i za ile,
- Klient otrzymuje fakturę (z VAT-em lub bez, zależnie od platformy),
- Pieniądze trafiają na twoje konto po potrąceniu prowizji.
Zalety:
- Zero formalności po twojej stronie,
- Idealne dla jednorazowych zleceń,
- Faktura bez działalności gotowa w kilka minut.
Wady:
- Prowizja zmniejsza twój zarobek,
- Zależysz od pośrednika.
To rozwiązanie sprawdzi się, jeśli chcesz uniknąć biurokracji, a twoi klienci potrzebują faktur bez firmy – szczególnie z VAT-em, którego sam nie możesz wystawić.
Opcja 3: Działalność nierejestrowana – czy to sposób na faktury bez działalności?
W Polsce istnieje coś takiego jak działalność nierejestrowana (Art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców). Możesz ją prowadzić, jeśli:
- Twoje przychody miesięczne nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 roku to ok. 3 499,50 zł przy minimalnej pensji 4666 zł brutto),
- Nie miałeś wcześniej zarejestrowanej firmy w ciągu ostatnich 60 miesięcy.
Co z fakturami VAT? Niestety, w działalności nierejestrowanej nie możesz wystawiać faktur VAT, bo nie jesteś podatnikiem VAT. Możesz za to wystawiać rachunki albo noty księgowe, które dokumentują sprzedaż. Jeśli klient wymaga faktury, znów możesz skorzystać z pośrednika, jak w poprzedniej opcji.
Plusy:
- Brak rejestracji i składek ZUS,
- Prosty sposób na drobne zlecenia.
Minusy:
- Limit przychodów,
- Brak możliwości wystawienia faktury VAT samodzielnie.
Pamiętaj, że działalność nierejestrowana to rozwiązanie dla małych, okazjonalnych zarobków – jeśli przekroczysz limit, musisz zarejestrować firmę.
Co wybrać? Porównanie
| Opcja | Faktury VAT | Faktury bez VAT | Rachunki | Wymaga rejestracji | Koszty |
|---|---|---|---|---|---|
| Osoba fizyczna bez firmy | Nie | Nie | Tak | Nie | Brak |
| Działalność nierejestrowana | Nie | Nie | Tak | Nie | Brak |
| Platforma pośrednicząca | Tak | Tak | Nie | Nie | Prowizja |
Podsumowanie
Bez rejestracji działalności nie wystawisz faktury VAT samodzielnie – możesz za to wydać rachunek albo skorzystać z pośrednika, który zrobi to za ciebie. Faktury VAT bez firmy wymagają platform typu Useme, jeśli chcesz zostać przy zerowych formalnościach.
Co wybrać?
- Działasz raz na jakiś czas i klienci nie potrzebują VAT-u? Wystarczy rachunek lub działalność nierejestrowana.
- Potrzebujesz faktur bez działalności dla firm? Postaw na pośrednika – to szybkie i wygodne.
Pamiętaj, że przepisy mogą się zmieniać, a twoje potrzeby (dochody, typ klientów) zdecydują o najlepszej drodze. Masz wątpliwości? Porozmawiaj z księgowym – to niewielki wydatek, a da ci pewność.
